KI-Telefonagenten für Hotels, die Gästeanfragen jederzeit vorsortieren.

Tanja nimmt Buchungs-, Rückruf- und Gästeanfragen auf, wenn Rezeption oder Reservierung ausgelastet sind. So kommen Gruppenreisen, Late Check-in-Fragen und Standardanliegen strukturiert beim Team an.

Hotelanrufe prüfen lassen Ablauf ansehen

Buchung: Anfragen aufnehmen
Gäste: Rückrufe vorbereiten
24 / 7: Erreichbarkeit nach Bedarf

GästeanfrageBuchung und Late Check-in

Anruf: Wir reisen spät an und möchten wissen, ob ein Check-in möglich ist.

KI: Ich nehme Ihre Buchungsdaten und Rückrufnummer für die Rezeption auf.

Reservierung Late Check-in Gruppenreise Rückruf

Heute strukturiert 29 Anrufe 13 Buchungen 4 Gruppen

Tanja - KI-Telefonassistentin für Hotels

Tanja nimmt Gästeanfragen auf, wenn die Rezeption gebunden ist.

Buchungswünsche, Gruppenreisen, Late Check-in und Rückrufe werden klar erfasst und an Reservierung oder Rezeption übergeben.

Tanja kennenlernen

Gästeanfrage

Vom Gästeanruf zur vorbereiteten Reservierung.

Tanja nimmt Buchungswünsche, Late Check-in und Rückrufe auf, wenn Rezeption oder Reservierung ausgelastet sind.

Hotel: Kunde ruft Tanja an — 1. GästeanrufEin Gast fragt Late Check-in oder Buchung an.

Hotel: Dienstleister bearbeitet den Vorgang — 2. Rezeption übernimmtDas Hotelteam prüft und bestätigt den Vorgang.

Telefonannahme für Reservierung, Rezeption und Gästeservice.

Tanja schafft Ordnung in Anfragen, die sonst in Stoßzeiten liegen bleiben oder mehrfach weitergegeben werden.

Buchungsanfragen Late Check-in Gruppenreisen Gästefragen Rückrufnotiz Betreut durch VG Systems

KI-Telefonassistenz für Hotel — **Hotel**Branchenspezifischer Anrufkontext für Tanja und strukturierte Übergaben.

Strukturierter Telefonprozess für Hotel — **Ablauf im Alltag**Ein zweites Branchenmotiv zeigt, wie Anrufannahme, Notiz und Übergabe im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sanisierte Microsoft 365 Übergabe mit Anrufdaten und nächstem Schritt — **Microsoft 365**Dateien, Listen, Kalender oder Bookings können je nach Prozess vorbereitet werden.

Generische CRM Übergabe mit Kontakt, Anliegen, Priorität und Zusammenfassung — **CRM-Übergabe**Anliegen, Kontakt und nächster Schritt werden strukturiert an das Team übergeben.

So arbeitet Tanja in Hotel-Prozessen.

Der Telefonagent erfasst Gästeanliegen und übergibt an Rezeption oder Reservierung.

Anruf annehmen

Tanja klärt Buchung, Aufenthalt oder Rückrufwunsch.

Details erfassen

Zeitraum, Personenzahl, Sonderwunsch und Kontakt werden aufgenommen.

Anliegen sortieren

Reservierung, Gruppenreise oder Gästeservice werden markiert.

Team bestätigt

Verbindliche Entscheidungen bleiben bei Rezeption oder Reservierung.

KI-Telefonassistenz für Rezeption und Reservierung.

Aus Anrufen werden strukturierte Aufgaben für Rezeption, Reservierung oder Gästeservice.

AnliegenStatusÜbergabe

Buchungsanfrage Aufgenommen Reservierung

Late Check-in Notiert Rezeption

Gruppenreise Qualifiziert Sales/Team

Gästefrage Geprüft Rückruf

Erreichbarkeit verbessern

Anfragen werden auch bei belegter Rezeption angenommen.

Buchungsdaten sammeln

Zeitraum, Personen, Zimmerwunsch und Rückrufdaten werden abgefragt.

Klare Grenzen

Verbindliche Buchungszusagen erfolgen nur nach freigegebenem Prozess.

Bestehende Systeme nutzen

Übergaben können in Kalender, Listen oder CRM vorbereitet werden.

KI-Telefonagenten übergeben Anrufe in Ihre bestehende Arbeitsweise.

Statt einer weiteren Insellösung bereitet Tanja strukturierte Daten für die Systeme vor, mit denen Ihr Team bereits arbeitet. Welche Übergabe aktiv wird, entscheidet Ihr Prozess.

Microsoft 365Microsoft BookingsGoogle WorkspaceCRM-Übergabe

Übergabe vorbereitet

nach Freigabe

AnrufdatenGastanfrage, Late Check-in heute Abend, Rückrufnummer aufgenommen, Rezeption informieren

CRMKontakt, Notiz, Follow-upStrukturierte Übergabe nach Prozess und Freigabe.

Microsoft 365Dateien, Listen, Kalender, BookingsVorbereitet für typische Office- und Terminabläufe.

Google WorkspaceSheets, Dokumente, AblageStrukturiert für Workspace-Prozesse.

Wichtig:Integrationen werden passend zu Freigaben, Datenschutz und vorhandenen Systemen eingerichtet.

1ErfassenAnliegen, Kontaktdaten und Rückrufwunsch werden abgefragt.

2StrukturierenAus dem Gespräch werden klare Felder und ein nächster Schritt.

3ÜbergebenCRM, Microsoft 365 oder Google Workspace erhalten verwertbare Informationen.

KI-Telefonassistenz mit kontrollierten Zusagen.

Vor dem Einsatz wird definiert, welche Informationen beantwortet werden dürfen und wann eine menschliche Rückmeldung nötig ist.

AnrufdatenNur zweckbezogen erfassenKontaktdaten, Anliegen, Terminwunsch

WissenFreigegebene Antworten nutzenÖffnungszeiten, Prozesse, Eskalationen

SpeicherungAufbewahrung vorab festlegenTranskripte und Aufzeichnungen nach Vereinbarung

PersonenEntscheidungen eskalierenFachliche Prüfung bleibt beim Team

Transparente Verarbeitung

Tanja erfasst nur benötigte Buchungs- und Kontaktdaten und übergibt sie in den vereinbarten Prozess.

Datenschutzfragen können direkt an VG Systems gestellt werden.
Aufzeichnungen oder Transkripte werden nur für abgestimmte Zwecke genutzt.
Eskalationsregeln begrenzen, was die KI eigenständig bearbeitet.

Betreute KI-Telefonagenten statt anonymer KI-Baukasten.

VG Systems betreut Unternehmen an Rhein und Ruhr mit Business IT, Managed Services, Microsoft 365, Security und Support. Die KI-Telefonassistenz erweitert diese Betreuung um Telefonagenten, die in Ihre vorhandene Arbeitsweise passen sollen.

Persönliche BeratungDirekte AnsprechpersonIT-Sicherheit im Blick

Häufige Fragen

Nur wenn der Prozess und die Systemanbindung das freigeben. Sonst bereitet Tanja die Anfrage zur Prüfung vor.

Ja. Angaben und Rückrufwunsch können strukturiert an die Rezeption gehen.

Freigegebene Standardinformationen wie Öffnungszeiten oder Anfahrt können genutzt werden.

Sonderwünsche werden notiert und an das Hotelteam zur Prüfung übergeben.

Reservierungsprozesse, Kalender, CRM, Microsoft 365 oder Google Workspace können eingeplant werden.

Wir klären typische Anfragen, Zusagegrenzen und Übergaben an Rezeption oder Reservierung.

Finden wir gemeinsam heraus, welcher KI-Telefonagent zu Ihren Anrufen passt.

Die Anfrage läuft über das zentrale Kontaktformular von VG Systems. Dort kommt sie direkt im bestehenden Serviceprozess an und kann sauber zugeordnet werden.

0208 302 449 20 [email protected]

Betreute EinführungKontakt über VG Systems Service